Se conoce como proceso administrativo al conjunto de funciones dentro de una empresa u organización. El objetivo de este es el aprovechamiento de los recursos de forma correcta y eficaz. Vale mencionar que de acuerdo a este se logra tomar buenas decisiones que repercuten directamente sobre las ganancias de una empresa. Conocer sus características y etapas, ayudará al gerente a lograr cumplir los objetivos de la compañía.
Características del proceso administrativo
Un proceso administrativo se basa a su vez en varios procesos, tales como: planeación, organización, dirección y control. La aplicación de estos elementos permite aprovechar los recursos tanto humano como técnico y material. Cualquier cosa que funcione para que una organización se desempeñe de forma efectiva, hay que usarlo.
Cabe mencionar que el conjunto de actividades se rige por políticas empresariales que permiten reforzar el uso de los recursos disponibles. Entonces, se caracteriza por:
- Permite la correcta administración y uso de los recursos.
- Ayuda a cumplir objetivos y metas.
- Su aplicación logra que los demás procesos sean simples y efectivos.
- Cuenta con varias fases interrelacionadas; una mecánica y otra dinámica.
- Las fases se deben aplicar y repetir de acuerdo a cada objetivo propuesto.
Pero conozcamos más información del proceso administrativo, como por ejemplo, cómo se usa para lograr satisfacer necesidades lucrativas y sociales.
Funciones del proceso administrativo
Las funciones de un proceso administrativo no son más que las etapas por las que se tiene que pasar para cumplir una meta. Se conocen cuatro actividades primordiales dentro de un proceso administrativo, que se encuentran agrupadas en dos fases: Mecánica y dinámica.
Dentro de la fase mecánica encontramos la planificación y organización. Mientras tanto, en la parte dinámica nos enfocamos en la dirección y control. ¿Cómo se hace esto?
Planificación
Ante cualquier toma de decisiones, se debe hacer una planeación. Esto quiere decir que se debe saber de antemano lo que se va a hacer, así como la dirección que se quiere seguir. De manera que se debe escribir todas las actividades que se realizarán para alcanzar el objetivo, quien lo hará, cuándo y cómo.
Una planificación consta de varios pasos:
- Investigación tanto interna como externa, con ayuda de herramientas como el análisis FODA o las 5fuerzas de Porter.
- Plantear los propósitos, estrategias y políticas a seguir.
- Establecer acciones que se realizarán a corto, mediano y largo plazo (esto depende del tipo de objetivo que se plantea).
Organización
Después de la planeación hay que establecer reglas que todos los que laboran en la empresa deben respetar. Gracias a la coordinación, cada función se lleva a cabo de forma efectiva, aprovechando al máximo los recursos, sobre todo, el humano.
Entonces, se debe asignar y distribuir todas las actividades de acuerdo a las competencias de cada empleado. Vale resaltar que debe haber un equilibrio entre los recursos que se repartirán y el número de personal disponible para realizar dichas actividades. El trabajo de un buen gerente es decidir, pero también permitir que otros tomen decisiones de acuerdo al trabajo que se le ha encargado.
Dirección
Hemos entrado en la fase dinámica, en donde se pone en práctica toda la planificación y organización anterior. Para realizar una buena dirección, es importante tener una buena supervisión, pero también comunicación y motivación. De esa manera, todas las metas de la empresa se pueden alcanzar con facilidad.
En esta etapa es imprescindible la presencia del gerente. Recordemos que este ha sido designado en este puesto por su capacidad de tomar decisiones acertadas, pero también porque instruye, ayuda y dirige todas las áreas del trabajo. Este puesto laboral no solo es un cargo de prestigio, hay que saberlo aprovechar.
Control.
Aunque es el último paso del proceso administrativo, esto no quiere decir que sea menos importante. De hecho, aquí se realiza una evaluación de todo el desarrollo del proyecto. Gracias a esta fase se garantiza que los resultados serán lo que se han esperado durante todo el proceso. Por eso, hay que ejercer el control con profesionalismo y transparencia.
Durante el control, se pueden hacer modificaciones que permitan corregir debilidades y puntos bajos de la empresa. El objetivo es medir los resultados y compararlos con los que se habían planificado en la primera etapa. Sabemos que no todo es perfecto, pero si se pueden reducir los riesgos de fracaso si mantenemos un buen control del proceso administrativo.
