Las tareas se retrasan porque coordinar el trabajo lleva demasiado tiempo. También influyen las reuniones innecesarias y las distracciones constantes. Al final, los empleados están ocupados todo el día, pero el trabajo importante no avanza.
1. Haz que el proceso de trabajo sea transparente
A los empleados les cuesta cumplir los plazos si solo ven sus tareas. Necesitan saber cómo se relacionan con las de sus compañeros.
Por ejemplo, al preparar una campaña publicitaria, el diseñador espera la aprobación del texto. El especialista en marketing espera las imágenes terminadas y la publicación está prevista para el viernes. Si estas dependencias no quedan reflejadas en ningún sitio, es posible que el retraso se detecte demasiado tarde.
Un plan general ayuda a realizar un seguimiento de las fases del proyecto, los plazos y las dependencias entre tareas. Para ello existen programas específicos. Uno de los más conocidos es Microsoft Project. Pero hay otras soluciones. Si la empresa desea elegir la herramienta adecuada, puede consultar esta lista de alternativas a Microsoft Project y comparar sus funcionalidades.
Es importante que cada participante pueda comprobar el avance del trabajo. También debe comunicar cualquier problema a tiempo. De este modo, el responsable no tendrá que estar pidiendo constantemente información actualizada.
2. Establece tareas con un resultado claro
La frase «mejorar la atención al cliente» no explica qué hay que hacer exactamente. Los empleados pueden interpretarla de diferentes maneras y perder tiempo en trabajo innecesario.
Es mejor plantear tareas concretas. Por ejemplo: «Preparar cinco plantillas de respuestas a las preguntas más frecuentes de los clientes antes del jueves».
Antes de empezar a trabajar, aclara lo siguiente:
- ¿Qué debe estar listo?
- ¿Para cuándo?
- ¿Cómo se sabe que la tarea se ha realizado correctamente?
Unos requisitos claros reducen las correcciones y las consultas posteriores.
3. Limita el número de tareas simultáneas
Cuando un empleado lleva varias tareas a la vez, pasa constantemente de una a otra. Esto lleva tiempo y el trabajo pendiente se va acumulando.
Intenta limitar el número de tareas activas. Por ejemplo, un empleado puede centrarse primero en dos tareas importantes. Cuando las termine, pasa a las siguientes. Deja el resto de tareas en la lista general. Así, el empleado sabe qué tareas le esperan después. Al mismo tiempo, puede concentrarse en lo que ya ha empezado.
Esto resulta especialmente útil al preparar documentos, analizar datos y realizar otras tareas que requieren mucha atención.
Si surge una tarea urgente, decide cuál de las actuales se puede posponer.
4. Ten en cuenta las capacidades del equipo
No todas las tareas requieren el mismo esfuerzo. Un empleado puede preparar varios documentos estándar en poco tiempo. Otro necesitará un día entero para elaborar un informe complejo.
Al distribuir el trabajo, ten en cuenta los plazos y las habilidades. Comprueba también la carga actual de cada persona. Por ejemplo, si un especialista está revisando equipos de urgencia, no conviene asignarle más visitas. Primero hay que ajustar su horario.
Deja también un margen de tiempo para tareas imprevistas. Una agenda completamente llena apenas admite cambios sin provocar retrasos.
Si uno de los especialistas tiene que ausentarse, determina con antelación quién podrá hacerse cargo de sus tareas más urgentes.
5. Reduce las aprobaciones innecesarias
Si todas las decisiones necesitan aprobación, el trabajo se detiene. Los empleados pierden tiempo esperando.
Establece de antemano qué cuestiones puede resolver el equipo por su cuenta. Por ejemplo, un especialista de atención al cliente puede corregir un error en un pedido si el importe no varía.
Los casos más complejos se remiten al responsable. El empleado debe saber a quién dirigirse y qué datos debe facilitar.
Estas normas agilizan el trabajo y reducen el número de consultas menores a la dirección.
6. Dedica tiempo al trabajo que requiere concentración
Los chats de trabajo son prácticos. Pero sus notificaciones constantes dificultan las tareas que requieren más atención. Esto se nota especialmente al revisar cálculos o preparar un informe.
Reserva un tiempo sin reuniones ni mensajes no urgentes. Por ejemplo, puedes dedicar dos horas por la mañana a las tareas que requieran concentración.
Si hay que atender a los clientes todo el día, conviene repartir los turnos entre los empleados. Un empleado se encarga de atender las consultas mientras otro se ocupa del trabajo principal.
Lo importante es acordar de antemano qué cuestiones requieren una respuesta inmediata.
7. Revisa el enfoque de las reuniones
No todas las cuestiones requieren una reunión general. A veces basta con un mensaje o una breve conversación con el empleado responsable.
Antes de la reunión, determina qué decisión hay que tomar. Invita solo a quienes deban participar en la conversación o tomar una decisión.
Al final, deja constancia de los acuerdos: qué hay que hacer, quién lo hará y en qué plazo.
Si la decisión se toma en diez minutos, la reunión puede terminar ahí. No hace falta ocupar toda la hora prevista.
8. Elimina las tareas manuales repetitivas
En algunos departamentos, los empleados repiten tareas a diario. Copian datos, elaboran documentos idénticos y envían recordatorios.
Parte de este trabajo se puede automatizar. Por ejemplo, los datos del formulario de un cliente pueden llegar directamente al sistema de gestión. Así nadie tendrá que copiarlos a mano.
Empieza con un solo proceso. Compara cuánto tiempo lleva completarlo antes y después del cambio. Si el trabajo se ha agilizado y se cometen menos errores, se puede ampliar la automatización.
A veces basta con una plantilla o con configurar una función de un servicio que el equipo ya utiliza.
9. Imparte formación sobre las habilidades necesarias para el trabajo
La formación resulta útil cuando los empleados pueden aplicar lo aprendido al trabajo diario. Por eso, primero averigua qué tareas les plantean más dificultades.
Por ejemplo, un contador puede aprovechar las funciones avanzadas de Excel para preparar sus informes. Un especialista en atención al cliente puede aprender a buscar información más rápido en el sistema de incidencias.
Tras la formación, propón que realicen una tarea real. Una guía breve con un ejemplo puede servir de apoyo para practicar lo aprendido. También puede reducir las preguntas repetidas.
Una semana después, comprueba si han usado lo aprendido en su trabajo. Si no lo han hecho, averigua qué les faltó: tiempo, acceso o práctica.
10. Evita el cansancio acumulado
Las horas extras habituales pueden indicar un reparto desigual del trabajo. El cansancio reduce la atención y aumenta el riesgo de cometer errores.
Comprueba cuándo surgen más tareas urgentes. Por ejemplo, puede que la mayoría de las solicitudes lleguen los lunes. En ese caso, conviene trasladar parte del trabajo programado a otro día.
No llenes cada minuto libre con nuevas tareas. Los descansos y un horario razonable son necesarios para que el equipo pueda trabajar bien cada día.
11. Evalúa los resultados, no el volumen de trabajo
Un empleado puede enviar muchos correos o pasar horas frente a la computadora. Eso no demuestra que sea más productivo. Es más importante la calidad y el resultado del trabajo realizado.
Elige dos o tres indicadores para cada departamento. En atención al cliente, puedes medir el tiempo que tarda el equipo en resolver una incidencia. También puedes registrar las quejas que se repiten. En ventas, puedes contar las operaciones cerradas.
Una vez a la semana, analiza los resultados con el equipo. Si han empeorado, averigua la causa. Prueba un solo cambio antes de modificar todo el proceso.
La productividad aumenta cuando las tareas están claras y la carga de trabajo es razonable. También importa que los empleados puedan trabajar sin obstáculos innecesarios.
