La responsabilidad de las empresas en nuestro país es poder cumplir con tener bien definida su área contable. Y esto tiene una razón muy sencilla, en México actualmente todas las operaciones comerciales se respaldan de la factura electrónica.
Siendo más específicos, la contabilidad actualmente se basa en el registro de las facturas electrónicas que aparecen en el SAT, en otras palabras los llamados XML. Pero para poder comprender mejor este concepto es fundamental conocer aspectos básicos de estos.
El tan popular documento XML es un archivo que corresponde a un esquema validado específicamente para la contabilidad electrónica. Pero el propósito particular del documento es hacer cumplir los estándares tecnológicos dentro del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Siendo uno de sus objetivos principales que sea totalmente utilizable en Internet.
Por lo tanto, dentro de una factura el formato XML vendrá a ser un conjunto de datos estructurados que forman un documento tributario, especificado y organizado, el cual resulta ser legible para el intercambio de información entre distintas plataformas informáticas.
Dentro de las características más importantes que presenta se encuentra:
- Es extensible al poder adicionar nuevas etiquetas.
- Otorga portabilidad, por lo tanto se puede usar en diversas plataformas.
- Es soportado por variedad de aplicaciones en distintos programas.
- Se trata de un formato completamente legible, por lo que no solo podrá ser leído por una computadora, sino que también por una persona.
- La especificación es muy sencilla, ágil y precisa.
Pero lo más importante en este punto, es que un documento XML garantiza la seguridad de la información mientras esta se mueve por la web.
Contabilidad y XML
Como el archivo XML tiene relación directa con la facturación, es que los contadores se basan en estos XML para generar su contabilidad y que esta sea más confiable.
Donde la buena noticias es que en la actualidad existen programas de descarga masiva de XML que son la mejor opción a estar bajando uno por uno desde la página del SAT. Siendo uno de los mayores beneficios, que estos programas permiten ordenar las facturas de cada mes de un RFC determinado.
Ahora para facilitar más el proceso a los contadores, el programa de descarga de XML: Villanett CFDI permite que su opción de descarga tenga una opción para convertir el archivo Excel de facturas en pólizas contables, y por lo tanto, de esta forma se genera en automático la contabilidad de una empresa.
En definitiva, se estará cumpliendo con todos los procesos contables de la empresa, además de estar cumpliendo frente al SAT y accediendo a las siguientes funciones que definitivamente facilitarán el trabajo:
- Organizar facturas en carpetas por RFC.
- Generar PDF de todas las facturas.
- Verificar el estatus en el SAT de las facturas.
- Generar la contabilidad en automático en pocos clics.
Y por si lo anterior fuera poco, también existe la posibilidad de generar la contabilidad electrónica junto con la facturación y la nómina, sin duda facilidades que toda Pyme agradecerá.
